Política de privacidad

[Razón social completa, con forma jurídica], con NIF [NIF] y domicilio social en [Domicilio social completo: calle, número, CP, localidad y provincia] (en adelante, «Odeyes»).

Delegado de Protección de Datos: [Delegado de Protección de Datos: nombre y contacto, o «no designado»].

Para cualquier cuestión sobre esta política o sobre tus datos, escribe a [Correo para ejercicio de derechos]. También puedes usar nuestra dirección general, hola@odeyes.es.

Odeyes trata datos personales en dos planos que conviene no mezclar, porque las obligaciones y el interlocutor son distintos en cada uno:

• Los datos de quien usa la plataforma —el profesional que abre una cuenta, entra, sube documentos y paga—. Aquí el responsable somos nosotros, y es de esto de lo que trata este documento.
• Los datos contenidos en los documentos que sube un despacho —sus clientes, las contrapartes, los terceros que aparezcan en un expediente—. Aquí el responsable es el despacho y nosotros somos encargados: tratamos ese contenido siguiendo sus instrucciones y para nada más. Las reglas están en el contrato de encargo.

Tratamos únicamente lo necesario para prestar el servicio, cobrarlo y mantenerlo seguro. Ninguna de estas finalidades es publicitaria.

• Cuenta e identificación. Tu correo electrónico y, si lo indicas, tu nombre y el del despacho al que perteneces. Sirven para crear la cuenta, darte acceso y asociarte a tu organización. Base: ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).
• Autenticación. Tus credenciales de acceso y, si lo activas, tu segundo factor de autenticación. Determinadas acciones sensibles —como el borrado de un despacho— exigen además una reconfirmación reciente de ese segundo factor. Si el despliegue tiene activada la verificación del correo, se trata también el código de verificación, que se guarda cifrado en forma de resumen y nunca en claro. Base: ejecución del contrato y obligación de seguridad (arts. 6.1.b y 32 RGPD).
• Uso y consumo del servicio. Qué documentos se procesan, cuándo, con qué extensión y con qué coste asociado. Es lo que permite facturar correctamente y lo que te mostramos como consumo del límite mensual. Base: ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).
• Seguridad, trazabilidad y prevención del abuso. Un registro de auditoría de las acciones relevantes dentro de cada despacho (quién consultó, descargó o aprobó qué, y cuándo), el historial de intentos de acceso asociado a una dirección de correo, y un identificador irreversible de la red desde la que se reclamó una prueba gratuita. Sirven para detectar accesos indebidos, responder ante un incidente y evitar el abuso del plan gratuito. Base: interés legítimo (art. 6.1.f RGPD).
• Facturación y obligaciones fiscales. El identificador de cliente en la pasarela de pago, el NIF que nos facilites para la facturación y el identificador del método de pago guardado. Los datos de la tarjeta no pasan por nuestros servidores ni los almacenamos: los recoge Stripe en su propia pasarela y nosotros sólo conservamos una referencia. Al crear tu ficha de cliente en Stripe no le transmitimos tu nombre ni tu correo, únicamente el identificador de tu organización. Base: ejecución del contrato y obligación legal (arts. 6.1.b y 6.1.c RGPD).
• Comunicaciones de servicio. Avisos operativos sobre tu cuenta, tu consumo o cambios relevantes en el servicio. A fecha de esta versión estos avisos se muestran dentro del producto: el envío por correo electrónico no está activado y no hay ningún proveedor de correo transaccional interviniendo. Base: ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).

No vendemos datos personales, no elaboramos perfiles publicitarios, no hacemos publicidad comportamental y no cedemos información a terceros distintos de los encargados que se enumeran en el apartado 6.

Una dirección IP es un dato personal, así que merece un apartado propio en lugar de una línea al pie. No almacenamos ninguna dirección IP en claro.

• El único dato derivado de una IP que llega a nuestra base de datos es el resumen criptográfico que limita las pruebas gratuitas por red: un SHA-256 calculado con un secreto de servidor sobre la dirección normalizada —la IPv4 completa, o el prefijo /64 en IPv6—. Sin ese secreto no puede revertirse a una dirección, y la fila no guarda ningún identificador de usuario, sólo el resumen y la fecha.
• El registro de auditoría no guarda direcciones IP. La estructura prevé el campo, pero ninguna de las rutas que escriben en él lo rellena.
• El registro de intentos de acceso admite únicamente un valor ya resumido; en la configuración actual no recibe ninguno.

Cuando se lee una dirección, se lee de las cabeceras del propio servidor —nunca de un valor que envíe el navegador, que sería inservible como control— y se convierte en resumen antes de llegar a la base de datos.

El tratamiento se realiza en la Unión Europea. La aplicación no confía esa afirmación a la configuración: incorpora una comprobación técnica que rechaza, antes de realizar la llamada, cualquier región o destino que no figure en una lista cerrada de destinos europeos aprobados. Un destino desconocido no se trata como europeo por defecto; se bloquea.

La extracción de datos se ejecuta sobre Vertex AI de Google en su multirregión europea, y el punto de acceso público y no europeo del modelo está prohibido de forma expresa en el propio código para que una modificación futura no pueda reintroducirlo sin que la comprobación falle.

Los documentos se almacenan en un bucket europeo de Cloudflare R2. El país de la organización determina la región de almacenamiento y, hoy, todos los países admitidos se resuelven a la región europea; un país no reconocido se rechaza en lugar de asignarse a una región por defecto.

Estos son todos los proveedores que intervienen en la prestación del servicio. La lista se mantiene en el propio código como registro interno y es la misma que refleja el contrato de encargo:

Si añadimos o sustituimos alguno, lo comunicaremos con antelación razonable para que puedas oponerte antes de que el cambio surta efecto.

El servicio está diseñado para no requerir transferencias fuera del Espacio Económico Europeo: las regiones configuradas para el almacenamiento, la extracción con IA y la base de datos son europeas, y la comprobación técnica descrita en el apartado 5 rechaza cualquier otra.

Stripe es una compañía de alcance global y sus operaciones de soporte pueden implicar accesos desde fuera del EEE. Esos tratamientos se amparan en el acuerdo de tratamiento de datos de Stripe y en las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea. Lo mismo se aplicaría a cualquier otra operación auxiliar de un proveedor que implicase un tratamiento fuera del EEE, que en todo caso quedaría cubierta por una garantía adecuada del capítulo V del RGPD, y esta política se actualizaría para reflejarlo.

• Datos de cuenta. Mientras la cuenta exista. Puedes eliminarla desde el propio producto (apartado 11).
• Registro de auditoría. Un año, de forma predeterminada. Un proceso programado se ejecuta a diario y elimina las entradas más antiguas que esa ventana. El plazo es configurable por despliegue; el valor que aplique en cada momento es el que rige.
• Documentos subidos por un despacho. Los conserva mientras los necesite: quien decide es el despacho, no nosotros. De forma predeterminada no se borra nada automáticamente. El despacho puede eliminar documentos concretos cuando quiera y puede activar la eliminación automática del documento original transcurrido un plazo desde su extracción, conservando los datos ya extraídos.
• Datos de facturación. Durante los plazos que impone la normativa mercantil y fiscal.
• Contadores antifraude de la prueba gratuita. El consumo gratuito acumulado por despacho y el resumen irreversible de la red desde la que se reclamó se conservan aunque se borre el despacho. Si desaparecieran con él, el límite dejaría de ser un límite. No contienen nombre, correo, dirección IP en claro ni referencia a ningún documento. Base: art. 17.3 RGPD.

Odeyes no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a nadie en el sentido del art. 22 RGPD. La extracción propone; una persona del despacho revisa y aprueba. El producto está construido sobre esa premisa: cada dato extraído se presenta con su nivel de confianza y con la página de la que procede, y una extracción permanece en estado «pendiente de revisión» hasta que alguien la aprueba expresamente.

No utilizamos tus documentos ni tus datos para entrenar modelos de inteligencia artificial. No entrenamos ningún modelo propio, y el tratamiento por parte de Google se rige por las condiciones de Google Cloud para Vertex AI, que excluyen el uso de los datos de cliente para entrenar sus modelos.

Aplicamos las medidas técnicas y organizativas exigidas por el art. 32 RGPD. Las principales, tal y como están implementadas:

• Aislamiento entre despachos. Toda consulta y toda escritura pasan por una capa común que fija la organización del solicitante; el identificador de organización nunca se acepta como parámetro del cliente.
• Control de acceso por rol, con reconfirmación del segundo factor para las operaciones destructivas o especialmente sensibles.
• Cifrado en tránsito. El acceso a la aplicación se sirve sobre HTTPS con una política estricta de transporte seguro que impide la conexión sin cifrar, y las llamadas al modelo y al almacenamiento en producción se dirigen a puntos de acceso HTTPS de los proveedores.
• Cifrado en reposo. Lo proporcionan los propios proveedores de almacenamiento y de base de datos conforme a sus condiciones; nuestra aplicación no lo configura por sí misma, y así lo decimos en lugar de atribuirnos una medida que no gestionamos.
• Lista cerrada de destinos externos. El servidor sólo puede comunicarse con un conjunto explícito de proveedores; cualquier otro destino, y en particular los rangos internos y de metadatos, se bloquean.
• Control de los ficheros admitidos. El tipo real de cada fichero se comprueba por su contenido, no por su extensión ni por lo que declare el navegador.
• Límites de frecuencia en las operaciones costosas o susceptibles de abuso —exportaciones, consultas de auditoría, solicitudes de borrado, intentos de acceso—, que fallan de forma restrictiva.
• Registro de auditoría de las acciones relevantes, consultable por el propio despacho, que sólo puede añadir entradas —no modificarlas ni borrarlas— y que guarda identificadores y metadatos: nunca el contenido de un documento, ni los valores extraídos, ni nombres, ni correos, ni direcciones IP.

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, así como retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en él, escribiendo a [Correo para ejercicio de derechos] o a hola@odeyes.es. Responderemos en el plazo de un mes, prorrogable conforme al art. 12.3 RGPD.

Además, algunos de esos derechos no dependen de que nos escribas: puedes eliminar tu cuenta desde el propio producto. Al hacerlo se suprimen tu usuario, sus credenciales y sesiones, tu segundo factor, los dispositivos reconocidos, tus preferencias y el historial de intentos de acceso vinculado a tu correo. Si eres el titular de un despacho que ya no tiene más miembros, se elimina también ese despacho al completo mediante el mismo procedimiento verificado que se describe en el contrato de encargo; si el despacho tiene otros miembros, la baja se detiene y te pide transferir antes la titularidad, para que ninguna organización quede sin responsable.

Si consideras que no hemos atendido correctamente tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Si tus datos figuran dentro de un documento que subió un despacho, debes dirigirte a ese despacho: él es el responsable de ese contenido. Nosotros le proporcionamos las herramientas para localizar y suprimir esa información, y le asistimos si nos lo solicita.

Si modificamos esta política actualizaremos la fecha que encabeza el documento y, cuando el cambio sea sustancial, te avisaremos con antelación razonable por los medios de contacto asociados a tu cuenta.

⚠ Texto pendiente de revisión por asesoría legal antes de su publicación.